1. INTRODUCCION
El presente Manual se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Ley 1266 del 2008, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales. AQUADATOS S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando bases de datos tanto de clientes, proveedores, aliados comerciales y Colaboradores.
1.1 OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y actualización de los datos personales tratados por AQUADATOS S.A.S.
2. ALCANCE
Esta manual aplica para toda la información personal y comercial registrada en las bases de datos de AQUADATOS S.A.S., cuyos contactos han sido obtenidos en forma presencial, virtual, como el sitio web, mediante llamada telefónica, o en bases de datos públicas.
3. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona Natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona Natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. OBLIGACIONES
Este Manual es de obligatorio y estricto cumplimiento para AQUADATOS S.A.S.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• NTC ISO 9000.Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
• NTC ISO 9001.Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
• PE-M03-F21. Autorización para el Tratamiento y Uso de Datos Personales.
• PE-M03-F22. Política de Tratamiento de Datos Personales.
6. GENERALIDADES
6.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social:
AQUADATOS S.A.S.
NIT:
830.062.201-0
Domicilio Principal:
Av. 19 N° 118 – 95 Of. 209 Bogotá, Colombia
Responsable de la atención de peticiones,
consultas y reclamos:
El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Gerencia a través del correo electrónico AQUADATOS@AQUADATOS.com
Sitio Web:
www.AQUADATOS.com
Números Telefónicos:
+ 57 (1) 6208805 / 6208806
6.2 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Director Administrativo y Financiero
6.3 PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos de carácter personal en AQUADATOS S.A.S. estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales:
6.3.1 Calidad o Veracidad del dato
Los datos de carácter personal recolectados por AQUADATOS S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y deben mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
6.3.2 Finalidad del Dato
El tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al Titular para que este exprese su consentimiento informado PE-M03-021 – Autorización para el Tratamiento y Uso de Datos Personales.
6.3.3 Acceso y Circulación Restringida
Los Datos Personales que recolecte o trate AQUADATOS S.A.S. son usados por está, solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el Titular del dato personal, por tanto, no serán accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.
Los datos personales bajo custodia de AQUADATOS S.A.S. no están disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
6.3.4 Temporalidad del Dato
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, AQUADATOS S.A.S. cesará en su uso, y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Los Datos Personales de los clientes y Colaboradores se almacenarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos, debido a que los datos pueden estar ligados a facturas o cotizaciones generadas por el Sistema y se conservan para fines Contables.
6.3.5 Seguridad del Dato
AQUADATOS S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, ha adoptado medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.
AQUADATOS S.A.S., conforme a la clasificación de los datos personales, implementa las medidas de seguridad, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
AQUADATOS S.A.S. está comprometido con el correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos; por tanto, no revela, comparte ni vende dicha información a terceros sin su consentimiento, salvo cuando sea estrictamente necesario o apropiado para cumplir con las leyes aplicables o procedimientos legales en los que tal información sea pertinente.
El acceso a las bases de datos se encuentra restringido para los Colaboradores, excepto los que el Representante Legal ha designado para la Gestión de los mismos, quienes están comprometidos con la Confidencialidad y Manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre el Tratamiento de Datos Personales según la información establecida en la Ley y por AQUADATOS S.A.S.
6.3.6 Confidencialidad
En AQUADATOS S.A.S. los Colaboradores que intervienen en el tratamiento de datos de carácter personal han firmado contratos de Confidencialidad, y por ende tienen la obligación profesional y legal de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. AQUADATOS S.A.S. implementa, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
6.3.7 Legalidad
El Tratamiento de Datos Personales en Colombia está regulado por las Leyes 1581 de 2012 y la Ley 1266 del 2008, a las cuales nos sujetamos mediante la puesta en marcha del presente Manual, comunicación del Aviso de Tratamiento de Datos.
6.3.8 Libertad
El Tratamiento de Datos Personales al interior de AQUADATOS S.A.S., sólo puede hacerse con el PE-M03-021 – Autorización para el Tratamiento y Uso de Datos Personales, expreso e informado del Titular.
Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del Titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.
Tal como lo expresa la Ley, AQUADATOS S.A.S. no requerirá una autorización del titular para el uso de sus datos cuando se trate de datos personales de naturaleza pública y contenidos en registros públicos como el estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o de servidor público.
6.3.9 Transparencia
AQUADATOS S.A.S. garantiza el derecho del Titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6.3.10 Protección Especial de Datos Sensibles
AQUADATOS S.A.S. no recolecta ni trata datos personales vinculados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del Titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera el consentimiento.
La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.
6.4 ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La información que AQUADATOS S.A.S. recopila incluye datos como nombre, dirección (solo en el caso de Colaboradores), correo electrónico y teléfono, así como datos que el Titular del dato suministra en nuestro sitio web en el registro para recibir una cotización o una de nuestras guías gratuitas, por medio telefónico, en persona, o que son recolectados a través de información pública que reposa en sitios web o en bases de datos de terceros que han obtenido autorización para compartir dicha información.
Una vez suministrados sus datos personales, estos son almacenados en la base de datos pertinente. AQUADATOS S.A.S., estableciendo todos los lineamientos para garantizar la seguridad de las bases de datos que posee.
6.5 DERECHOS DE LOS TITULARES
Se informa al Titular del dato los derechos que las leyes colombianas sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que AQUADATOS S.A.S. los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
a. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c. Solicitar prueba de la autorización otorgada PE-M03-021 – Autorización para el Tratamiento y Uso de Datos Personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
g. Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto al uso dado a sus datos personales.
6.6 ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La Gerencia General está a cargo de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. En conformidad con las normas para el ejercicio del derecho de Habeas Data, presentamos el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.
Los canales dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos son los siguientes:
• Comunicación escrita dirigida a AQUADATOS S.A.S. por medio físico enviada a la oficina ubicada en la Av. 19 No 118 – 95 Of. 209 Bogotá, Colombia
• Comunicación enviada al correo AQUADATOS@AQUADATOS.com
Sin embargo, reconocemos que el hecho de que el Titular de información no envíe su solicitud (petición, consulta o reclamo) por el canal aquí indicado, sino por otros medios como correo electrónico de un área distinta a la directa encargada o por vía telefónica, no exime al responsable del tratamiento de resolverla.
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y Apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibida su solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, AQUADATOS S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.7 CONDICIONES DEL USO DE LOS DATOS
El objeto del uso de los datos personales de los titulares alcanzará a todos los campos de la base de datos, incluyendo todos los datos, archivos electrónicos o analógicos, que sean necesarios para la correcta utilización y tratamiento de la base de datos.
AQUADATOS S.A.S. manifiesta expresamente que no fomenta o promociona el uso de contenidos ilegales, inmorales, contrarios a la moral pública, garantizando que no remite, ni autoriza el envío de correos electrónicos masivos mediante el uso de sus bases de datos, no deseados y/o eliminados que no hubiera sido previamente solicitados.
El envío de la base de datos para la gestión de mantenimiento podrá realizarse a través de las herramientas de transmisión segura de la información establecidas para estos fines.
El Responsable en AQUADATOS S.A.S. se obliga a respetar la propiedad de la base de datos, por ende, no podrá hacer ninguna copia adicional de la base de datos, salvo la de seguridad o aquella que sea necesaria para el cumplimiento del Contrato.
AQUADATOS S.A.S. garantiza que todos los datos personales incluidos en la base de datos han sido obtenidos de forma lícita y conforme a la legislación vigente, prestando especial atención al cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1074 de 2015 y 1377 de 2013, o las normas que las modifiquen o adicionen.
No obstante, y dado el volumen de entradas existentes en la base de datos.
Cualquier uso ilegal o contrario a las obligaciones del presente contrato conllevará la exención de responsabilidad absoluta por parte del contratante, así como la rescisión del contrato.
Cada Parte responderá y eximirá de responsabilidad a la otra Parte, en caso de que alguna de sus actuaciones contraríe este documento, o alguna de ellas, haga un tratamiento de los datos personales incumpliendo la normativa aplicable.
Por lo anterior, AQUADATOS S.A.S. entiende que los datos personales entregados podrán ser tratados únicamente para las finalidades indicadas en este Contrato.
Por ello las partes, se mantendrán indemnes la una a la otra, según corresponda, por todo reclamo o investigación que en su contra reciba, y extralimite las obligaciones que cada parte haya adquirido en virtud de la celebración del presente contrato.
Cualquier uso ilegal o contrario a las obligaciones del presente contrato por parte de AQUADATOS S.A.S. conllevará la exención de responsabilidad absoluta, y la rescisión del presente contrato.
6.8 OBLIGACIONES AQUADATOS S.A.S
1. AQUADATOS S.A.S. declara y garantiza que tratará los Datos Personales teniendo en cuenta los niveles más altos de protección y confidencialidad y en cumplimiento con la PE-M03-F19 – Política de Tratamiento de Datos Personales, la Ley Aplicable de Protección de Datos, este Contrato y cualquier instrucción adicional que el responsable le haya dado.
2. AQUADATOS S.A.S. deberá notificar oportunamente y por escrito de cualquier requerimiento que reciba de las autoridades competentes, que impliquen la divulgación de Datos Personales conforme a las leyes aplicables; el aviso deberá darse con una anticipación razonable de forma que permitan adoptar las medidas legales que considere oportunas o necesarias.
AQUADATOS S.A.S. no estará obligado a dar aviso sobre estos requerimientos cuando
las Leyes Aplicables le impidan hacerlo.
3. AQUADATOS S.A.S. deberá atender de forma oportuna y apropiada las solicitudes que se le haga en relación con el Tratamiento de los Datos Personales sujetos a la Transmisión y cumplir con las recomendaciones, instrucciones y ordenes de la Autoridad de Protección de Datos en Cumplimiento con la Ley Aplicable de Protección de Datos, en relación al Tratamiento de Datos Personales.
4. AQUADATOS S.A.S. deberá cooperar y enviar dentro de los términos y condiciones razonablemente establecidas, toda la información pertinente que sea requerida a través de éste por la Autoridad de Protección de Datos.
5. Dar tratamiento a los Datos Personales conforme a los principios que los tutelan.
6. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
7. AQUADATOS S.A.S. declara y garantiza que, durante el término de este Contrato, deberá tratar los Datos Personales aplicando los más altos estándares de confidencialidad y en cumplimiento de PE-M03-F22 – Política de Tratamiento de Datos Personales y este Contrato.
8. AQUADATOS S.A.S. deberá notificar oportunamente a el encargado acerca de cualquier cambio en la legislación que considere que puede afectar el Tratamiento de los Datos Personales o este Contrato.
9. AQUADATOS S.A.S. deberá resolver oportuna y apropiadamente todas las solicitudes realizadas con el Tratamiento de los Datos Personales sujetos a la Transmisión y acatar las recomendaciones, instrucciones y órdenes de la Autoridad de Protección de Datos en cumplimiento con la Ley Aplicable de Protección de Datos.
10. Solicitar y conservar prueba de la Autorización de los Titulares e informar la finalidad del Tratamiento a los Titulares.
11. Garantizar que la información que se le suministre a AQUADATOS S.A.S. de los Datos Personales sea conforme con la información que suministren los Titulares.
6.9 VIGENCIA
El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de Marzo de 202
